Privacy Policy

La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui Ulixes Capital Partners S.r.l. raccoglie, utilizza e protegge i dati personali dei partecipanti in relazione alla registrazione e partecipazione all'evento "Outpost Rome: Frontier Defence and Dual-Use Innovation Summit" (di seguito, l'"Evento"), in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Chi siamo

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti in relazione all'Evento è Ulixes Capital Partners S.r.l. (di seguito, il "Titolare") con sede legale in Roma, Via di Torre Argentina n. 21, P. IVA/C.F. 15362581009, iscritta al Registro delle Imprese di Roma al n. 1585324.

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei Suoi dati personali può contattarci all'indirizzo e-mail: rome@outpostsummit.com.

2. Quali dati raccogliamo

In occasione della Sua registrazione e partecipazione all'Evento, raccogliamo le seguenti categorie di dati personali:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, qualifica professionale, società o ente di appartenenza.
• Dati di navigazione: indirizzo IP, log di sistema e informazioni relative all'utilizzo del sito web e della piattaforma di registrazione dedicati all'Evento.
• Immagini e riprese audio/video: durante l'Evento potranno essere effettuate riprese fotografiche e/o audiovisive, a scopo di documentazione e promozione istituzionale dell'iniziativa.

3. Per quali finalità utilizziamo i Suoi dati

a) Gestione della registrazione e partecipazione all'Evento

I Suoi dati vengono utilizzati per ricevere la Sua richiesta di partecipazione, inviarLe comunicazioni organizzative e logistiche e gestire gli accessi alla sede dell'Ara Pacis. Questo trattamento si basa sull'esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali relative alla Sua partecipazione (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR).

b) Attività di networking B2B post-evento

Potremo inviarLe materiale di follow-up e comunicazioni strettamente collegate ai temi trattati durante l'Evento. Tale trattamento si fonda sul legittimo interesse di Ulixes Capital Partners a mantenere i contatti professionali instaurati durante l'Evento (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), bilanciato con le ragionevoli aspettative dei partecipanti a un evento B2B su invito. Lei potrà opporsi a questo trattamento in qualsiasi momento.

c) Riprese foto/video per documentazione e promozione istituzionale

Le immagini raccolte durante l'Evento potranno essere pubblicate sui canali social (es. LinkedIn) e sul sito istituzionale del Titolare, a scopo di resoconto dell'iniziativa. Tale trattamento si fonda sul legittimo interesse del Titolare a documentare e promuovere le proprie attività (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR). Qualora Lei sia il soggetto principale di un'intervista o di un ritratto in primo piano, Le sarà richiesto un consenso specifico e separato.

4. Come proteggiamo i Suoi dati

Il trattamento dei dati è effettuato con strumenti informatici e telematici, oltre che in formato cartaceo, adottando misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate — quali crittografia e controlli di accesso — per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati, in conformità all'art. 32 del GDPR.

5. Con chi condividiamo i Suoi dati

I Suoi dati personali potranno essere condivisi con:

• Personale autorizzato di Ulixes Capital Partners, vincolato a obblighi di riservatezza;
• Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, ovvero fornitori terzi che agiscono per nostro conto, tra cui in particolare Luma Labs, Inc. (lu.ma), la piattaforma utilizzata per la gestione delle registrazioni, i cui dati potrebbero essere ospitati su server Amazon Web Services (AWS) negli Stati Uniti;
• Altri fornitori operativi coinvolti nell'organizzazione.

L'utilizzo di lu.ma e di altri fornitori tecnologici comporta il trasferimento dei Suoi dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, ad esempio verso gli Stati Uniti. Tali trasferimenti avvengono nel pieno rispetto del Capo V del GDPR, mediante l'adozione delle Clausole Contrattuali Tipo approvate dalla Commissione Europea (Decisione 2021/914/UE) e di misure supplementari di sicurezza concordate con i nostri fornitori.

6. Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati

• Dati di registrazione e logistica: per la durata dell'Evento e per i 6 mesi successivi, per le attività amministrative di chiusura.
• Dati per attività di networking B2B: fino a Sua eventuale opposizione, e in ogni caso soggetti a revisione periodica ogni 24 mesi.
• Immagini e riprese: conservate fino a 5 anni negli archivi storici del Titolare.

7. I Suoi diritti

Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR, Lei ha il diritto di:

• Accedere ai Suoi dati personali e ottenerne copia.
• Richiedere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti.
• Richiedere la cancellazione dei Suoi dati, ove ne sussistano i presupposti.
• Richiedere la limitazione del trattamento.
• Ottenere la portabilità dei dati, ove applicabile.
• Opporsi in qualsiasi momento al trattamento basato sul legittimo interesse.
• Revocare il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare i Suoi diritti può contattarci all'indirizzo e-mail: rome@outpostsummit.com.

Qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati violi il GDPR, Lei ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).